Documents obligatoires Qualiopi : la liste des preuves par critère (2026)
La liste des documents obligatoires Qualiopi : preuves à fournir critère par critère pour l'audit. Programmes, conventions, émargements, satisfaction, veille.
Mis à jour le 8 juin 2026
Les documents obligatoires Qualiopi ne forment pas une liste figée imposée par la loi : le référentiel exige des preuves de conformité indicateur par indicateur. En pratique, cela se traduit par un ensemble de documents datés (programmes, conventions, émargements, enquêtes de satisfaction, preuves de veille) qui doivent refléter votre activité réelle. Voici la liste organisée par critère, et la méthode pour ne rien oublier.
Le principe : des preuves, pas un formulaire
Qualiopi ne demande pas « le bon document » mais la démonstration qu’un processus existe et fonctionne. Le guide de lecture pose trois règles : les preuves listées sont illustratives et non exhaustives ; un même document peut couvrir plusieurs indicateurs ; et l’appréciation est proportionnée à la taille de la structure. La règle d’or : chaque preuve doit être datée, cohérente avec les autres supports, et issue de l’activité réelle.
La liste des preuves, critère par critère
| Critère | Documents / preuves attendus |
|---|---|
| 1 : Information du public | Programmes datés (objectifs, prérequis, durée, tarifs, délais d’accès, accessibilité PSH), indicateurs de résultats publiés, site web à jour, CGV |
| 2 : Objectifs et conception | Questionnaire d’analyse du besoin, objectifs mesurables, déroulé pédagogique, supports, tests de positionnement exploités, tableau de correspondance au référentiel de certification |
| 3 : Adaptation aux publics | Livret d’accueil, conditions de déroulement communiquées, modalités d’accompagnement, évaluations d’atteinte des objectifs, feuilles d’émargement, suivi de l’assiduité, procédures anti-abandon |
| 4 : Moyens | Inventaire des moyens humains et techniques, accès plateformes, ressources pédagogiques actualisées, modalités de coordination des intervenants |
| 5 : Compétences des personnels | CV, diplômes, habilitations, matrice de compétences, critères de sélection des intervenants, plan de développement des compétences |
| 6 : Environnement professionnel | Journal de veille exploitée (légale, métiers, pédagogique), désignation du référent handicap, conventions de partenariat, contrats et évaluation des sous-traitants |
| 7 : Appréciations et réclamations | Enquêtes de satisfaction de toutes les parties prenantes, registre des réclamations avec traitement, tableau d’amélioration continue avec actions tracées |
Les documents transversaux indispensables
Au-delà des preuves par indicateur, l’auditeur attend :
- Le certificat affiché (pour un renouvellement) et l’usage conforme du logo Qualiopi (mention des catégories).
- Le BPF (Bilan Pédagogique et Financier) transmis chaque année à la DREETS.
- Les conventions et contrats de formation conformes, mentionnant les éléments obligatoires.
- Un manuel qualité (recommandé) qui formalise vos processus.
Des trames de travail utiles
Sans être des formulaires officiels, certaines trames structurent efficacement le dossier :
- Fiche d’information de l’offre (indicateurs 1 à 3).
- Fiche d’analyse du besoin (indicateurs 4 à 6).
- Grille de positionnement (indicateurs 8, 10, 11).
- Fiche de suivi apprenant (indicateurs 10 à 12, 31).
- Matrice de compétences des intervenants (indicateurs 21, 22).
- Registre de veille (indicateurs 23 à 26).
- Registre réclamations / amélioration (indicateurs 30 à 32).
Les preuves les plus souvent manquantes
Les non-conformités fréquentes révèlent les angles morts documentaires :
- Recueil des appréciations (indicateur 30) : enquêtes non envoyées à toutes les parties prenantes : 44 % des audits avec NC.
- Veille non exploitée : comptes rendus existants mais sans trace d’utilisation concrète.
- Positionnement non tracé (indicateur 8) : tests réalisés mais non conservés ni exploités.
- Affichage du certificat / usage du logo : preuves visuelles oubliées.
Combien de documents faut-il, vraiment ?
C’est l’angoisse classique : « combien de pièces dois-je préparer ? ». La bonne réponse n’est pas « le plus possible ». Le guide de lecture rappelle qu’un même élément peut couvrir plusieurs indicateurs : une convention de formation bien construite renseigne à la fois l’information du public, les objectifs et les conditions de déroulement. Un déroulé pédagogique sert les critères 2 et 4. L’objectif n’est donc pas le volume, mais la couverture : chaque indicateur doit pouvoir être démontré par au moins une preuve datée et pertinente.
À l’inverse, un dossier obèse mais incohérent est contre-productif : il noie l’auditeur, multiplie les risques de contradiction entre documents, et trahit souvent une logique « déclarative » plutôt qu’une pratique réelle.
Le piège des documents génériques
Méfiez-vous des modèles de documents achetés tout faits et appliqués sans adaptation. Un programme type non personnalisé, une procédure qualité copiée-collée qui ne correspond pas à votre fonctionnement réel, sont rapidement repérés en audit : l’auditeur croise vos documents avec vos pratiques et vos entretiens. La cohérence prime sur la forme. Mieux vaut un document simple qui décrit ce que vous faites réellement qu’un modèle sophistiqué qui décrit ce que vous ne faites pas.
Organiser ses preuves intelligemment
Le piège classique est l’accumulation de fichiers dispersés (mails, tableurs, dossiers) impossibles à retrouver le jour J. La bonne approche est de ranger chaque preuve par indicateur, en continu, via une matrice de preuves vivante.
C’est précisément ce que structure Certeef : chaque session génère automatiquement ses preuves (émargement dématérialisé, enquêtes de satisfaction, réclamations), classées par indicateur et exportables en un clic. Plus de chasse aux documents la veille de l’audit, et des preuves toujours datées et cohérentes.
→ Pour la méthode complète, voir préparer son audit Qualiopi : la checklist.
Pour comprendre comment ces preuves sont examinées, voir le déroulement d’un audit et le détail des 32 indicateurs. Vue d’ensemble : le guide complet. Centralisez vos preuves avec Certeef.
Questions fréquentes
- Quels documents faut-il fournir pour l'audit Qualiopi ?
- Indicateur par indicateur : supports de communication et programmes datés, conventions et contrats, feuilles d'émargement, évaluations et tests de positionnement, CV des formateurs, comptes rendus de veille, enquêtes de satisfaction et tableaux d'amélioration continue. Toutes les preuves doivent être datées et refléter l'activité réelle.
- Existe-t-il une liste officielle des documents Qualiopi ?
- Le référentiel n'impose pas une liste figée de documents mais des preuves de conformité par indicateur. Le guide de lecture officiel donne des exemples de preuves, en précisant qu'ils sont illustratifs et non exhaustifs : chaque organisme adapte ses documents à son activité.
- Faut-il un manuel qualité pour Qualiopi ?
- Un manuel qualité n'est pas strictement obligatoire, mais il est fortement recommandé : il formalise vos processus et facilite la navigation de l'auditeur. L'essentiel reste la cohérence entre vos procédures écrites et votre pratique réelle.
- Un même document peut-il servir plusieurs indicateurs ?
- Oui. Le guide de lecture précise explicitement qu'un même élément de preuve peut couvrir plusieurs indicateurs si c'est pertinent. Inutile donc de multiplier les documents : mieux vaut des preuves complètes et bien rattachées.
- Les preuves Qualiopi doivent-elles être datées ?
- Oui, c'est crucial. Une preuve non datée, ou dont la date révèle qu'elle a été reconstituée juste avant l'audit, affaiblit le dossier. L'auditeur cherche la trace d'une activité continue, pas un classeur monté en urgence.
