Quelle est la différence entre une formation et une session ?

La formation est la fiche de référence (programme, documents). La session est une instance datée de cette formation : des dates, un lieu, un formateur et des apprenants inscrits.

Pourquoi l'émargement est-il grisé ?

L'émargement ne s'active qu'une fois la session démarrée (phase Déroulement). Tant qu'elle est planifiée, la feuille reste visible mais grisée.

Peut-on démarrer une session sans apprenant inscrit ?

Oui, la phase Déroulement peut être démarrée sans apprenant, utile pour les sessions découverte ou les réunions préparatoires. En revanche, la clôture requiert au moins un émargement pour générer les attestations.

Comment annuler une session déjà démarrée ?

Clôturez d'abord la session, puis passez-la en statut Annulée. Les apprenants inscrits sont notifiés. Les preuves d'émargement collectées jusqu'à l'annulation sont conservées.

Planifier une session

Programmez une instance datée d'une formation, assignez un formateur et pilotez ses trois phases : préparation, déroulement, clôture.

Mis à jour le 14 juin 2026 Lecture : 6 min

Une session est une instance datée d’une formation publiée. C’est à ce niveau que se jouent les inscriptions, l’émargement et les preuves d’assiduité.

Prérequis

Rôle administrateur ou formateur (les formateurs peuvent gérer les sessions qui leur sont assignées).
Formation publiée avec au moins une date de session prévue.

1. Créer la session

Depuis l’onglet Sessions d’une formation :

Cliquez sur + Nouvelle session.
Renseignez les dates et horaires.
Choisissez la modalité (présentiel, distanciel ou hybride) : selon le cas, saisissez l’adresse ou le lien de visioconférence.
Assignez au moins un formateur.
Définissez la capacité (minimum / maximum d’apprenants).
Enregistrez.

Astuce : utilisez l’agenda pour vérifier qu’aucune collision n’existe dans le planning du formateur assigné.

2. Les trois phases

Le statut de la session reflète trois moments métier :

Préparation (planifiée) : vous gérez les apprenants et les documents préalables. L’émargement est grisé.
Déroulement (ouverte) : l’émargement est actif et la signature apprenant disponible.
Clôture (terminée) : l’émargement est consultable et vous lancez le recueil de satisfaction.

Les transitions sont déclenchées par l’administrateur via des boutons : Démarrer la session (requiert au moins un formateur assigné), Clôturer la session, et Rouvrir la session pour un rattrapage post-session.

3. Inscrire les apprenants

Pendant la préparation, invitez ou inscrivez vos apprenants. Voir Inviter et confirmer les apprenants.

4. Gérer l’émargement

Une fois la session démarrée, saisissez les présences et collectez les signatures, par demi-journée. Voir Feuille d’émargement et signatures et l’émargement par demi-journée.

5. Annuler une session

Tant qu’elle n’est pas réalisée, une session peut être annulée avec un motif optionnel : les apprenants engagés sont notifiés, et la séance affiche son statut et son motif d’annulation.

Important : une session clôturée sans avoir été confirmée génère une tâche urgente dans Certeef. Pensez à confirmer la session dans l’onglet Conformité de la fiche session pour alimenter les indicateurs Qualiopi.

Et ensuite ?

Feuille d’émargement et signatures : collecter les présences.
Questionnaires de satisfaction : envoyer les enquêtes à la clôture.
Exporter ou archiver une séance : récupérer les données post-session.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre une formation et une session ?: La formation est la fiche de référence (programme, documents). La session est une instance datée de cette formation : des dates, un lieu, un formateur et des apprenants inscrits.
Pourquoi l'émargement est-il grisé ?: L'émargement ne s'active qu'une fois la session démarrée (phase Déroulement). Tant qu'elle est planifiée, la feuille reste visible mais grisée.
Peut-on démarrer une session sans apprenant inscrit ?: Oui, la phase Déroulement peut être démarrée sans apprenant, utile pour les sessions découverte ou les réunions préparatoires. En revanche, la clôture requiert au moins un émargement pour générer les attestations.
Comment annuler une session déjà démarrée ?: Clôturez d'abord la session, puis passez-la en statut Annulée. Les apprenants inscrits sont notifiés. Les preuves d'émargement collectées jusqu'à l'annulation sont conservées.