Quelle différence entre Exporter et Archiver ?

Exporter produit une copie éphémère, régénérée à la demande (CSV, PDF, ZIP), accessible à tous les rôles autorisés. Archiver fige une preuve permanente dans le coffre (réservé à l'admin), geste irréversible.

Que contient le dossier de preuve ZIP ?

La liste des apprenants (CSV + PDF), les convocations, les attestations de présence, les certificats de réalisation et les feuilles d'émargement scellées avec leurs pistes d'audit.

Peut-on modifier un document archivé ?

Non. L'archivage est irréversible : une fois figé, le document est servi tel quel et ne peut pas être modifié. C'est intentionnel, c'est la valeur probante de l'archive.

Quand archiver une séance ?

Après avoir collecté tout l'émargement, délivré les certificats de réalisation et envoyé les questionnaires de satisfaction. Archivez quand la séance est vraiment terminée, pas avant.

Exporter ou archiver une séance

Distinguez l'export (copie éphémère, tous rôles) de l'archivage (preuve permanente) et générez le dossier de preuve d'une séance.

Mis à jour le 14 juin 2026 Lecture : 4 min

Le détail d’une séance distingue deux gestes au modèle mental opposé : Exporter (éphémère) et Archiver (permanent). Ils sont présentés par deux boutons séparés.

Prérequis

Rôle administrateur pour l’archivage.
Tout rôle autorisé pour l’export.
Session en phase Clôture (terminée).

1. Exporter (copie éphémère)

Le menu Exporter régénère à la demande des documents : liste des apprenants (CSV ou PDF), convocations, attestations de présence, ou le dossier complet en ZIP. Ces copies n’ont aucune conséquence et restent accessibles au formateur assigné comme à l’admin.

Astuce : partagez l’export ZIP avec le financeur (OPCO, Pôle Emploi) ou le commanditaire directement depuis Certeef, le lien de téléchargement est sécurisé et valide 7 jours.

2. Archiver (preuve permanente)

Le menu Archiver (admin seul) fige une preuve définitive dans le coffre : convocations et attestations de présence. Chaque item affiche son état, son ciblage (apprenants invités / présents) et ce qui reste à figer (« N à figer » ou « ✓ à jour »). Une fois archivé, le document est servi tel quel.

Important : vérifiez que l’émargement est complet et que les certificats de réalisation ont été délivrés avant d’archiver. L’archivage est irréversible, un document archivé avec des données manquantes ne peut pas être mis à jour.

Et ensuite ?

Émargement par demi-journée : s’assurer que l’émargement est complet avant d’archiver.
Délivrer le certificat de réalisation : émettre les attestations avant l’archivage.

Questions fréquentes

Quelle différence entre Exporter et Archiver ?: Exporter produit une copie éphémère, régénérée à la demande (CSV, PDF, ZIP), accessible à tous les rôles autorisés. Archiver fige une preuve permanente dans le coffre (réservé à l'admin), geste irréversible.
Que contient le dossier de preuve ZIP ?: La liste des apprenants (CSV + PDF), les convocations, les attestations de présence, les certificats de réalisation et les feuilles d'émargement scellées avec leurs pistes d'audit.
Peut-on modifier un document archivé ?: Non. L'archivage est irréversible : une fois figé, le document est servi tel quel et ne peut pas être modifié. C'est intentionnel, c'est la valeur probante de l'archive.
Quand archiver une séance ?: Après avoir collecté tout l'émargement, délivré les certificats de réalisation et envoyé les questionnaires de satisfaction. Archivez quand la séance est vraiment terminée, pas avant.