La signature a-t-elle une valeur probante ?

Oui. Chaque signature s'accompagne d'une piste d'audit (journal des événements) et d'un certificat, archivés avec le document signé.

Le signataire doit-il avoir un compte Certeef ?

Non. Il reçoit un e-mail avec un lien de signature et signe en ligne, sans compte.

Peut-on avoir plusieurs signataires avec un ordre de passage ?

Oui. Vous définissez l'ordre de passage des signataires : chaque signataire reçoit son invitation seulement quand le précédent a signé.

Que se passe-t-il si le signataire refuse de signer ?

La demande passe au statut « refusé » et vous êtes notifié. Vous pouvez modifier le document et renvoyer une nouvelle demande.

Faire signer un document électroniquement

Envoyez conventions et attestations à la signature électronique, avec valeur probante, et suivez l'avancement jusqu'au document signé.

Mis à jour le 14 juin 2026 Lecture : 5 min

La signature électronique permet de faire signer, avec valeur probante, les documents exigés par Qualiopi, à commencer par la convention de formation.

Prérequis

Rôle administrateur.

1. Lancer une demande de signature

Un administrateur déclenche une demande de signature :

Depuis la fiche session (pour une convention) ou la fiche formateur (pour un contrat), cliquez sur Faire signer.
Le document est préparé (généré automatiquement ou importé depuis vos fichiers).
Une page de signature est ajoutée.
Renseignez les signataires et leur rôle : signataire, approbateur ou copie.
Définissez l’ordre de passage si besoin.
Personnalisez l’email d’invitation (objet et corps) : le modèle édité est sauvegardé pour les prochains envois.
Envoyez.

Astuce : personnalisez l’email de signature une fois pour toutes lors du premier envoi, ce modèle sera réutilisé automatiquement.

2. Dessiner ou saisir sa signature

Au moment de signer, le signataire choisit son mode :

Dessiner sa signature à la souris ou au doigt (sur mobile) ;
Saisir son prénom et son nom, rendus dans une police manuscrite.

Le choix est proposé sur les deux flux, page de signature publique et émargement en séance.

3. Suivre l’avancement

La demande suit un cycle clair :

brouillon → envoyé → consulté → terminé

Une demande peut aussi être refusée, expirée ou annulée. Vous voyez l’état de chaque signataire en temps réel.

4. Le document signé

Une fois toutes les signatures recueillies, le PDF signé et sa piste d’audit sont archivés. L’administrateur peut télécharger le document final via un lien sécurisé. C’est cette pièce, datée et tracée, que vous présentez en audit.

Important : ne demandez pas une nouvelle signature si le document a déjà été signé, la piste d’audit est irréversible. Si le contenu du document change, annulez la demande existante et envoyez une nouvelle version.

Et ensuite ?

Envoi groupé d’emails : relancer manuellement des signataires qui tardent.
Contrats et documents administratifs : contrats de sous-traitance et de formation.
Feuille d’émargement et signatures : la signature de présence en session.

Questions fréquentes

La signature a-t-elle une valeur probante ?: Oui. Chaque signature s'accompagne d'une piste d'audit (journal des événements) et d'un certificat, archivés avec le document signé.
Le signataire doit-il avoir un compte Certeef ?: Non. Il reçoit un e-mail avec un lien de signature et signe en ligne, sans compte.
Peut-on avoir plusieurs signataires avec un ordre de passage ?: Oui. Vous définissez l'ordre de passage des signataires : chaque signataire reçoit son invitation seulement quand le précédent a signé.
Que se passe-t-il si le signataire refuse de signer ?: La demande passe au statut « refusé » et vous êtes notifié. Vous pouvez modifier le document et renvoyer une nouvelle demande.