Puis-je revenir à une version antérieure ?

Les versions archivées restent consultables à tout moment. Vous pouvez publier une version archivée, ce qui archivera à son tour la version active.

Supprimer un document est-il définitif ?

Oui. La suppression retire la ligne et le fichier associé. Préférez l'archivage si vous voulez conserver une trace.

Les apprenants voient-ils toutes les versions d'un document ?

Non. Les apprenants ne voient que la version publiée (active) d'un document. Les versions brouillon et archivées restent réservées aux administrateurs.

Combien de versions peut-on conserver par type de document ?

Il n'y a pas de limite. Toutes les versions archivées restent accessibles indéfiniment dans l'historique. C'est important pour la traçabilité Qualiopi sur plusieurs années.

Versionner un document

Comprenez le cycle brouillon → publié → archivé d'un document et gardez une seule version active par type, sans perdre l'historique.

Mis à jour le 14 juin 2026 Lecture : 3 min

Les documents Qualiopi évoluent : un programme se révise, un règlement intérieur se met à jour. Certeef conserve cette histoire pour que votre preuve reste datée et traçable.

Prérequis

Rôle administrateur.

1. Trois statuts

Brouillon : le document vient d’être déposé, pas encore officiel.
Publié : la version active, visible et opposable. Une seule par type à la fois.
Archivé : une ancienne version conservée pour l’historique.

2. Le cycle de version

Chaque fois que vous déposez un fichier pour un type donné, il reçoit un numéro de version automatique. Quand vous publiez une version, la version publiée précédente du même type passe automatiquement en archivée. Vous gardez ainsi une seule version officielle, tout en conservant l’historique complet.

Astuce : numérotez vos fichiers de façon cohérente avant de les déposer (ex. programme-v2-2026.pdf), le numéro de version automatique de Certeef s’ajoute en plus, mais un nom de fichier explicite facilite l’identification rapide.

3. Archiver vs supprimer

Archiver retire une version de la circulation sans la perdre : c’est le choix par défaut.
Supprimer efface définitivement la ligne et le fichier. À réserver aux dépôts erronés.

Important : ne supprimez jamais un document publié ou archivé que vous avez déjà présenté à un auditeur. En cas d’audit de renouvellement, l’auditeur peut demander à voir les preuves de la période précédente.

4. Lien avec l’amélioration continue

Une fiche d’amélioration peut pointer vers un document précis. Vous tracez ainsi qu’un retour apprenant a déclenché une nouvelle version du programme, exactement ce qu’un auditeur aime voir.

Et ensuite ?

Gérer les documents obligatoires : les six types de documents attendus.
Générer le synopsis : exporter la fiche pédagogique en PDF.

Questions fréquentes

Puis-je revenir à une version antérieure ?: Les versions archivées restent consultables à tout moment. Vous pouvez publier une version archivée, ce qui archivera à son tour la version active.
Supprimer un document est-il définitif ?: Oui. La suppression retire la ligne et le fichier associé. Préférez l'archivage si vous voulez conserver une trace.
Les apprenants voient-ils toutes les versions d'un document ?: Non. Les apprenants ne voient que la version publiée (active) d'un document. Les versions brouillon et archivées restent réservées aux administrateurs.
Combien de versions peut-on conserver par type de document ?: Il n'y a pas de limite. Toutes les versions archivées restent accessibles indéfiniment dans l'historique. C'est important pour la traçabilité Qualiopi sur plusieurs années.