Quels emails sont journalisés ?

Tous les envois passant par l'application : invitations de session, relances, demandes de signature, envois de devis/factures, emails libres… avec leur statut de livraison. Le journal est filtrable par type, statut, destinataire et période.

Les modèles sont-ils partagés entre documents ?

Le modèle d'invitation à signer est partagé par tous les documents signés : l'éditer depuis un devis s'applique aussi aux conventions et contrats. Les autres types ont leur propre modèle.

Peut-on voir si un email a été ouvert par le destinataire ?

Le journal affiche le statut de livraison (envoyé, délivré, rebondi) mais pas l'ouverture. Pour savoir si un apprenant a consulté son invitation, vérifiez son statut dans la liste des apprenants de la session.

Que faire si un email rebondit ?

Un rebond signale généralement une adresse email incorrecte. Corrigez l'adresse sur la fiche de la personne concernée (apprenant, formateur ou contact) puis renvoyez le message depuis l'action correspondante.

Journal et modèles d'emails

Retrouvez l'historique de tous les emails envoyés et personnalisez les modèles (objet, corps, variables) par type de message.

Mis à jour le 14 juin 2026 Lecture : 4 min

Le module Communication centralise l’historique des emails et leurs modèles. Tout email envoyé par l’application est journalisé et personnalisable.

Prérequis

Rôle administrateur.

1. Le journal des emails

L’onglet Historique liste chaque email envoyé :

Type (invitation de session, relance, signature, devis, facture, email libre…)
Destinataire et objet
Statut de livraison (envoyé, délivré, rebondi)
Date d’envoi

La table est filtrable par type, statut, destinataire et période, utile comme piste d’audit Qualiopi pour prouver l’envoi des convocations.

Astuce : filtrez par statut « rebondi » chaque mois pour détecter les adresses email incorrectes dans votre base.

2. Personnaliser les modèles

L’onglet Templates (aussi accessible via Paramètres → Emails) permet d’éditer l’objet et le corps de chaque type d’email dans un éditeur de texte enrichi.

Variables disponibles (s’insèrent avec {{variable}}) :

{{name}} : prénom et nom du destinataire
{{org_name}} : nom de l’organisme
{{document_title}} : titre du document
{{link}} : lien d’action (signature, confirmation, questionnaire…)

Des modèles par défaut servent de repli si vous n’avez pas personnalisé le type concerné.

Astuce : certains modèles s’éditent aussi au moment de l’envoi (devis, factures, invitation à signer) et sont alors enregistrés automatiquement pour les envois suivants.

Et ensuite ?

Relances automatiques : automatiser les rappels de session et de signature.
Envoi groupé d’emails : écrire à une sélection de personnes.

Questions fréquentes

Quels emails sont journalisés ?: Tous les envois passant par l'application : invitations de session, relances, demandes de signature, envois de devis/factures, emails libres… avec leur statut de livraison. Le journal est filtrable par type, statut, destinataire et période.
Les modèles sont-ils partagés entre documents ?: Le modèle d'invitation à signer est partagé par tous les documents signés : l'éditer depuis un devis s'applique aussi aux conventions et contrats. Les autres types ont leur propre modèle.
Peut-on voir si un email a été ouvert par le destinataire ?: Le journal affiche le statut de livraison (envoyé, délivré, rebondi) mais pas l'ouverture. Pour savoir si un apprenant a consulté son invitation, vérifiez son statut dans la liste des apprenants de la session.
Que faire si un email rebondit ?: Un rebond signale généralement une adresse email incorrecte. Corrigez l'adresse sur la fiche de la personne concernée (apprenant, formateur ou contact) puis renvoyez le message depuis l'action correspondante.